Conditions d'utilisation

En accédant au service GateKipas (le « Service ») ou en l'utilisant, exploité par LawTekno LLC, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions d'utilisation (les « Conditions »). Si vous n'acceptez pas l'ensemble de ces Conditions, vous ne pouvez pas accéder au Service ni l'utiliser. Les présentes Conditions s'appliquent à tous les visiteurs, utilisateurs, propriétaires d'entreprise, employés et toute autre personne qui accède au Service ou l'utilise de quelque manière que ce soit.

GateKipas est une plateforme infonuagique de gestion d'enregistrement des visiteurs et des employés conçue pour les petites et moyennes entreprises. Le Service comprend notamment : l'enregistrement et le départ numériques des visiteurs via un kiosque en libre-service ; le suivi du temps des employés avec un NIP sécurisé à 4 chiffres et une authentification biométrique optionnelle (empreinte digitale/Face ID) via WebAuthn ; les notifications en temps réel aux hôtes par courriel et SMS ; la gestion multi-emplacements pour un maximum de 7 sites ; la gestion des étudiants pour les écoles, garderies et centres de tutorat ; la signature de NDA et d'accords lors de l'enregistrement des visiteurs ; le registre d'évacuation d'urgence affichant tous les visiteurs enregistrés et les employés pointés ; les tableaux de bord d'analytique et de rapports ; la personnalisation de l'image de marque avec logos, thèmes et couleurs d'accent ; les champs personnalisés configurables pour la collecte de données des visiteurs ; et le support bilingue complet en anglais et en français.

Pour utiliser le Service, vous devez créer un compte en fournissant des informations exactes et complètes, notamment le nom de votre entreprise, le type d'entreprise, votre nom complet, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Un seul compte est autorisé par entité commerciale. Vous êtes responsable du maintien de la sécurité et de la confidentialité de vos identifiants de compte, y compris votre mot de passe, ainsi que de toutes les activités effectuées sous votre compte. Vous vous engagez à informer immédiatement LawTekno LLC de toute utilisation non autorisée de votre compte ou de toute autre atteinte à la sécurité. Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte.

GateKipas offre un essai gratuit de 14 jours comprenant jusqu'à 50 enregistrements de visiteurs, 5 employés et 1 champ personnalisé. Aucune carte de crédit n'est requise pour commencer l'essai. À l'expiration de la période d'essai de 14 jours, votre compte sera suspendu à moins que vous ne souscriviez à un plan payant. Les jours d'essai non utilisés ne sont ni transférables, ni remboursables, ni prolongeables. Les comptes d'essai non convertis en plans payants verront leurs données conservées pendant 30 jours suivant la suspension, après quoi toutes les données seront définitivement supprimées.

GateKipas propose deux plans payants facturés mensuellement via Stripe : le plan Starter à 10 $ par mois (visiteurs illimités, jusqu'à 15 employés, 3 champs personnalisés, notifications SMS, image de marque personnalisée) et le plan Pro à 25 $ par mois (visiteurs et employés illimités, champs personnalisés illimités, gestion multi-emplacements jusqu'à 7 sites, authentification biométrique, analytique, signature de NDA/accords, fonctionnalités d'urgence et gestion des étudiants). En souscrivant à un plan payant, vous autorisez LawTekno LLC à débiter votre mode de paiement sélectionné de manière récurrente chaque mois via Stripe. Vous êtes responsable de maintenir vos informations de paiement à jour. Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment via la page Facturation du tableau de bord ou via le portail client Stripe. Après l'annulation, votre accès se poursuit jusqu'à la fin de la période de facturation en cours. Nous n'offrons pas de remboursements au prorata pour les périodes de facturation partielles.

Vous vous engagez à utiliser le Service uniquement à des fins licites et conformément à toutes les lois et réglementations locales, provinciales, nationales et internationales applicables. Il est interdit de : utiliser le Service à des fins illégales ou non autorisées ; stocker des données personnelles sensibles telles que les numéros d'assurance sociale, les dossiers médicaux, les numéros de comptes financiers ou les numéros de pièces d'identité gouvernementales dans les champs personnalisés ou les notes ; partager vos identifiants d'accès au kiosque avec des parties non autorisées ; tenter d'obtenir un accès non autorisé à toute partie du Service, aux comptes d'autres utilisateurs ou aux systèmes informatiques connectés au Service ; interférer avec ou perturber l'intégrité ou les performances du Service ; utiliser le Service pour harceler, abuser ou nuire à autrui ; téléverser des virus, du code malveillant ou toute autre technologie nuisible ; ou effectuer du scraping, de l'exploration de données ou des activités similaires de collecte de données sans consentement écrit exprès.

Vous conservez la pleine propriété de toutes les données que vous soumettez au Service, y compris les journaux de visiteurs, les dossiers des employés, les dossiers des étudiants, les accords et les informations commerciales. LawTekno LLC ne revendique aucun droit de propriété sur vos données. Nous ne vendrons, ne concéderons sous licence ni ne partagerons jamais vos données avec des tiers à des fins publicitaires ou de marketing. Vous pouvez exporter vos données à tout moment via le tableau de bord au format CSV. Vous pouvez également demander la suppression de vos données à tout moment en contactant le support. Les périodes de conservation des données sont configurables par les administrateurs d'entreprise via la page Paramètres, avec des options allant de 6 à 60 mois (par défaut : 12 mois). Il n'existe pas d'option de conservation illimitée. Les dossiers des employés peuvent être conservés plus longtemps conformément aux lois du travail applicables. Après l'annulation du compte, toutes les données sont conservées pendant 30 jours pour permettre la réactivation, après quoi elles sont définitivement et irrévocablement supprimées de tous les systèmes.

GateKipas offre une authentification biométrique optionnelle (empreinte digitale et Face ID) pour le pointage des employés via la norme WebAuthn, disponible exclusivement avec le plan Pro. Le traitement des données biométriques est le suivant : un consentement écrit explicite est requis de chaque employé avant l'inscription biométrique, et le texte intégral du consentement ainsi qu'un horodatage précis sont conservés comme preuve juridique ; seuls les identifiants de justificatifs WebAuthn et les clés publiques sont stockés sur nos serveurs — les données biométriques brutes telles que les empreintes digitales et les scans faciaux ne quittent jamais l'appareil de l'employé et ne sont jamais transmises à nos serveurs ni stockées sur ceux-ci ; les employés ou les administrateurs d'entreprise peuvent supprimer les justificatifs biométriques à tout moment via le tableau de bord ; la fonctionnalité biométrique est entièrement optionnelle et peut être activée ou désactivée par organisation à la discrétion de l'administrateur. GateKipas est conçu pour être conforme à la loi de l'Illinois sur la confidentialité des informations biométriques (BIPA), à la loi du Texas sur la capture ou l'utilisation d'identifiants biométriques (CUBI) et à la loi de l'État de Washington sur la confidentialité biométrique (RCW 19.375).

Pour les entreprises de type éducatif (écoles, garderies et centres de tutorat), GateKipas fournit un module de gestion des étudiants disponible avec le plan Pro. Les dossiers des étudiants peuvent inclure le nom de l'étudiant, le niveau scolaire ou la classe, le numéro d'étudiant, les noms et coordonnées des tuteurs (téléphone et courriel), les personnes autorisées à récupérer l'étudiant et des notes (telles que les allergies, les conditions médicales ou les instructions spéciales). Les coordonnées des tuteurs, les personnes autorisées à récupérer l'étudiant et les notes ne sont jamais affichées sur le kiosque public. Seuls le nom et le niveau scolaire de l'étudiant sont visibles sur le kiosque lors du processus de récupération. L'accès aux données des étudiants est restreint par rôle : les rôles Administrateur et Gestionnaire peuvent consulter et modifier les dossiers des étudiants, tandis que le rôle Réception peut consulter mais non modifier les dossiers. Le rôle Hôte n'a pas accès aux données des étudiants. GateKipas est conçu pour être conforme à la loi sur les droits éducatifs de la famille et la confidentialité (FERPA) et à la loi sur la protection de la vie privée des enfants en ligne (COPPA). L'entreprise (école ou établissement d'enseignement) est responsable d'obtenir tous les consentements parentaux requis pour la collecte et l'utilisation des informations des étudiants.

GateKipas offre une fonctionnalité de registre d'évacuation d'urgence sur le plan Pro qui affiche une liste en temps réel de tous les visiteurs actuellement enregistrés et de tous les employés pointés, ainsi que leurs coordonnées et leur emplacement. Cette fonctionnalité est fournie à titre d'aide informationnelle uniquement. GateKipas n'est pas un système certifié de sécurité incendie, un système de sécurité des personnes ni un système de gestion des urgences. L'exactitude du registre d'évacuation dépend de l'enregistrement et du départ corrects des visiteurs et des employés. Vous ne devez pas vous fier uniquement à GateKipas pour les procédures d'évacuation d'urgence et devez maintenir vos propres plans de préparation aux urgences. LawTekno LLC n'est pas responsable de toute blessure, perte ou dommage résultant de la confiance accordée à la fonctionnalité d'évacuation d'urgence.

LawTekno LLC peut occasionnellement émettre des codes de coupon offrant un accès gratuit à un plan spécifié pour une durée déterminée. À l'expiration d'un coupon, le compte reviendra automatiquement aux limitations de l'essai gratuit à moins que l'entreprise ne souscrive à un plan payant. Les coupons sont non transférables, n'ont aucune valeur en espèces et ne peuvent pas être combinés avec d'autres offres. LawTekno LLC se réserve le droit de révoquer tout coupon obtenu ou utilisé de manière frauduleuse et de modifier ou d'interrompre toute offre promotionnelle à tout moment sans préavis.

Les abonnés au plan Pro peuvent gérer jusqu'à 7 emplacements commerciaux à partir d'un seul compte. Chaque emplacement fonctionne de manière indépendante avec son propre kiosque, ses hôtes, son journal de visiteurs, son registre d'employés et ses paramètres. L'administrateur du siège social (emplacement principal) dispose d'une visibilité complète sur tous les emplacements et peut consulter les données agrégées, transférer des employés entre les emplacements et gérer les paramètres des succursales. Le personnel affecté à une succursale ne peut accéder qu'aux données de son propre emplacement. Le nombre maximum d'emplacements par compte sur le plan Pro est de 7. Pour les entreprises nécessitant plus de 7 emplacements, veuillez nous contacter pour discuter des options Enterprise.

En créant un compte GateKipas, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions d'utilisation. Lorsque nous apportons des modifications substantielles aux présentes Conditions, vous serez invité à examiner et à accepter les Conditions mises à jour lors de votre prochaine connexion. Si vous n'acceptez pas les Conditions mises à jour, votre accès au Service peut être restreint jusqu'à ce que l'acceptation soit fournie.

LawTekno LLC vise à maintenir un temps de disponibilité de 99,9 % pour le Service, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur. Le Service peut être temporairement indisponible en raison de maintenance planifiée, de mises à jour du système ou de circonstances indépendantes de notre volonté raisonnable, y compris, sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, les pannes de courant et les défaillances de services tiers. LawTekno LLC n'est pas responsable de toute perte ou dommage résultant de l'indisponibilité du Service.

Le Service est fourni « en l'état » et « tel que disponible » sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, y compris, sans s'y limiter, les garanties implicites de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier et de non-contrefaçon. Dans la mesure maximale permise par la loi applicable, LawTekno LLC ne sera pas responsable de tout dommage indirect, accessoire, spécial, consécutif ou punitif, y compris, sans s'y limiter, la perte de bénéfices, de données, d'utilisation, de clientèle ou d'autres pertes immatérielles, découlant de ou liés à votre accès ou votre utilisation (ou votre incapacité d'accès ou d'utilisation) du Service. La responsabilité totale cumulée de LawTekno LLC pour toute réclamation découlant des présentes Conditions ou du Service ne dépassera pas le montant total que vous avez versé à LawTekno LLC au cours des douze (12) mois précédant immédiatement l'événement donnant lieu à la réclamation. GateKipas n'est pas un système de sécurité, un système de contrôle d'accès ni un système de surveillance et ne doit pas être utilisé comme substitut à de tels systèmes.

LawTekno LLC se réserve le droit de suspendre ou de résilier votre compte à tout moment si vous enfreignez les présentes Conditions d'utilisation, vous engagez dans une activité frauduleuse ou utilisez le Service d'une manière susceptible de nuire à d'autres utilisateurs ou à l'intégrité du Service. Vous pouvez annuler votre compte à tout moment via la page Facturation ou en contactant le support. Après la résiliation, vos données seront conservées pendant 30 jours pour permettre la réactivation ou l'exportation des données, après quoi toutes les données seront définitivement supprimées. Les sections des présentes Conditions qui, de par leur nature, doivent survivre à la résiliation (y compris, sans s'y limiter, la Limitation de responsabilité, la Propriété des données et le Droit applicable) survivront à toute résiliation ou expiration des présentes Conditions.

LawTekno LLC se réserve le droit de modifier les présentes Conditions d'utilisation à tout moment. Pour les modifications substantielles, nous fournirons un préavis d'au moins 30 jours en envoyant un courriel à l'adresse associée à votre compte. Votre utilisation continue du Service après la date d'entrée en vigueur de toute modification constitue votre acceptation des Conditions révisées. Si vous n'acceptez pas les Conditions mises à jour, vous devez cesser d'utiliser le Service avant l'entrée en vigueur des modifications.

Les présentes Conditions d'utilisation sont régies et interprétées conformément aux lois de l'État du Maryland, États-Unis, sans tenir compte de ses dispositions relatives aux conflits de lois. Toute action en justice ou procédure découlant des présentes Conditions ou du Service ou s'y rapportant sera portée exclusivement devant les tribunaux étatiques ou fédéraux situés dans l'État du Maryland, et vous consentez à la compétence personnelle de ces tribunaux.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant les présentes Conditions d'utilisation, veuillez nous contacter à support@gatekipas.com. LawTekno LLC est l'entité juridique qui exploite le service GateKipas.